Wie bearbeitet man Teileanfragen von Werkstätten, ohne den ganzen Tag dafür zu verlieren?
Was eine Theke überlastet, ist fast nie die Menge der Anfragen: Es ist ihre Zersplitterung und ihre Unvollständigkeit. Eine Anfrage kommt per Telefon, SMS, WhatsApp oder Mail — ohne Fahrzeug, ohne Einbaulage, ohne Dringlichkeit. Und der wirkliche Aufwand liegt nicht im Bearbeiten, sondern im Nachfassen. Zeit gewinnen heißt deshalb, vorgelagert anzusetzen: alle Anfragen an einem Ort erfassen und dafür sorgen, dass sie vollständig ankommen.
Verantwortlich für den Inhalt : Florian Précigout
Der wahre Aufwand ist nicht die Anfrage, sondern das Hin und Her
Eine vollständige Teileanfrage ist schnell bearbeitet. Eine unvollständige löst eine Kette aus: die Werkstatt zurückrufen, warten, bis jemand wieder am Fahrzeug steht, das Foto bekommen, erneut prüfen, erneut anbieten. Inzwischen sind drei weitere Anfragen eingegangen.
Genau deshalb entlastet „jemanden für die Theke einstellen“ selten so stark wie erhofft: Man ergänzt Kapazität in einem Prozess, der seine Zeit woanders verliert als in der Bearbeitung.
Die vier Lecks einer Teiletheke
Die Zersplitterung. Telefon, SMS, privates WhatsApp, Mail, Theke vor Ort. Kein Gesamtbild, nichts priorisierbar, und Anfragen, die zwischen zwei Kanäle fallen.
Die Unvollständigkeit. Die Werkstatt schreibt, wie sie spricht. Motorisierung, Einbaulage, Seite und Dringlichkeit fehlen — und niemand macht ihr daraus einen Vorwurf: Es ist Sache des Systems zu wissen, wonach es fragen muss.
Die Doppelerfassung. Was im Gespräch verstanden wurde, wird im ERP erneut erfasst. Jede Doppelerfassung ist eine Fehlerquelle und tote Zeit.
Der Verlust der Spur. Drei Tage später weiß niemand mehr, was zugesagt wurde, zu welchem Preis, und wo die Bestellung steht. Genau dort entstehen Reklamationen.
Womit anfangen, in dieser Reihenfolge
1. Ein einziger Eingang. Solange Anfragen über fünf Kanäle eintreffen, ist keine Verbesserung messbar. Den Fluss an einem Ort zusammenzuführen ist die Voraussetzung für alles Weitere.
2. Beim Eingang strukturieren, nicht beim Ausgang. Eine Anfrage muss schon bei ihrem Eingang zu Fahrzeug + Teil + Einbaulage + Dringlichkeit werden. Was beim Eingang nicht strukturiert wird, bezahlt man in Nachfassaktionen.
3. Die Doppelerfassung abschaffen. Was verstanden wurde, muss ins Warenwirtschaftssystem gelangen, ohne noch einmal getippt zu werden.
4. Den weiteren Verlauf sichtbar machen. Status, Wareneingang, Abweichung und Reklamation müssen einsehbar bleiben, ohne dass jemand angerufen werden muss.
Was PartnAir übernimmt
PartnAir verlängert Ihre Theke in den Messenger jeder Partnerwerkstatt — den, den sie ohnehin nutzt, ohne dass sie etwas installieren oder lernen muss. Ein Team von Agenten versteht die Anfrage (Nachricht, Foto des Kennzeichens, Sprachnachricht, eingeprägte Referenz), strukturiert sie, prüft Referenzen, Vergleichsnummern, Preise und Verfügbarkeit in Ihren Katalogquellen und bereitet dann das Angebot vor.
Bei sensiblen Entscheidungen übernimmt Ihr Team — das ist die Regel, nicht der Rückfall: Marge, Kulanz und Kundenbeziehung bleiben bei Ihnen. Angebot oder Bestellung gehen anschließend an Ihr führendes System, je nach Abdeckung des Adapters und der mit Ihnen vereinbarten Abnahme. Status, Wareneingang, Abweichung und Reklamation bleiben im Cockpit sichtbar.
Was PartnAir nicht tut: Ihr ERP ersetzen — Preise, Bestände und Bestellungen bleiben von Ihren Werkzeugen gesteuert.
FAQ
Müssen meine Werkstätten eine App installieren?
Nein. Genau darin liegt der Vorteil: Die Werkstatt schreibt in dem Messenger, den sie ohnehin nutzt, so wie sie spricht. Nichts zu installieren, niemand auf ein neues Werkzeug zu schulen.
Ersetzt das mein ERP?
Nein. Ihr ERP bleibt das führende System für Preise, Bestände, Kunden und Bestellungen. PartnAir ist eine Ausführungsschicht, die seine Reichweite bis in das Gespräch mit der Werkstatt verlängert.
Wer entscheidet über Preis und Marge?
Sie. Entscheidungen, die die Marge oder die Kundenbeziehung betreffen, laufen vor der Ausführung über Ihr Team, und die Preise bleiben nachvollziehbar.